Система отчетов продаж дилерской сети

Термины и определения:

• Вендор, производитель - компания владелец системы, которая поставляет на рынок линейку товаров и выстраивает сеть продаж данных товаров по стране или региону;
• Дистрибьютор - крупный продавец товаров вендора. Он покупает товары у вендора по дистрибьюторским ценам и продает их дилерам по дилерским ценам, без продаж розничным покупателям;
• Дилер - продавец товаров вендора розничным покупателям. Он покупает товары у своего дистрибьютора (или любого дистрибьютора на выбор) по дилерским ценам и продает их розничным покупателям по рекомендованным розничным ценам.

Основными задачами системы являются:

• построение структуры дилерской сети с предоставлением доступа в систему представителей каждого партнера;
• добавление и утверждение отчетов продаж товаров вендора (sell out) партнером (вендор, дистрибьютор или дилер) системы;
• обеспечение партнеров информационными материалами по товарам вендора;
• своевременное информирование партнеров сети.

Администратор системы формирует древовидный каталог товаров. В каждом из разделов формируется список товаров вендора. Отчёты продаж составляются с указанием количества и суммы проданного товара за отчетный период, а не просто итоговых сумм продаж.

Список документов установки рекомендованных розничных цен на товары позволяет управлять розничными ценами на товары вендора. Документ содержит дату и утверждается по определенному бизнес-процессу в системе. Партнёр дилерской сети видит текущую рекомендованную розничную цену на любой товар вендора, а также список документов установки на будущие периоды, что позволяет в плановом порядке в своём учетном программном обеспечении также отражать изменения рекомендованных розничных цен на любой товар.

В системе предлагается построение структуры дилерской сети путем добавления дистрибьюторов, дилеров с выстраиванием иерархии подчинения дилеров дистрибьюторам: либо дилер работает через определённого дистрибьютора, либо может приобретать товар вендора у любого дистрибьютора.

Вендор с партнёром устанавливают планы продаж на определённые периоды:

• для дилеров устанавливаются планы продаж розничным клиентам,
• для дистрибьюторов устанавливаются планы продаж дилерам компании.

Для партнёра можно установить несколько планов продаж одновременно с разными сроками. Например, в начале года для партнёра можно установить план продаж на весь календарный год, и в начале каждого квартала устанавливать план продаж на каждый квартал. В результате партнёр в целом может видеть одновременно выполнение плана продаж в целом как в целом по году, так и в текущем квартале.

Для отчетов продаж в системе предусмотрены определённые отчётные периоды, например, недели в календарном году. По каждому из этих отчётных периодов дилер должен отчитаться о продажах товаров розничным клиентам, а дистрибьютор - по продажам дилерам компании.

Система отслеживает наличие отчёта продаж каждого партнёра за определённый отчётный период,  и при отсутствии такового в системе формируется отметка его просроченном отчёте продаж партнера с доставкой уведомления партнеру о необходимости предоставления отчета. Реестр отчетов продаж к заполнению партнёр видит в личном кабинете и сразу переходит на добавление отчёта продаж за определённые отчётный период.

С началом работы в системе партнёр вводит начальные остатки товаров вендора у него на балансе. Далее совокупность отчётов продаж дилера рознице и отчётов продаж дистрибьютора определённому дилеру позволяет вести остатки товаров у каждого партнёра в системе.

Отчёт продаж (sell out), который добавляет партнёр в систему, после сохранения передается на утверждение менеджером вендора. Менеджер компании получает уведомление в личный кабинете о необходимости утвердить отчёт продаж определённого партнёра. Менеджер может утвердить отчет продаж либо вернуть его на доработку с замечаниями с  получением уведомлений в личный кабинет всеми представителями партнера по отчету продаж.

Для минимизации человеческих затрат при формировании отчётов продаж в системе предусмотрены интерфейсы экспорта и импорта отчётов продаж. Данные процессы позволяют партнёру осуществлять ведение отчётов в файле формата Excel с периодическим импортом этого файла в систему.

На основе отчётов продаж (sell out) для каждого партнёра в системе формируется сводный отчет продаж PSI (purchase, sales, inventory) по товарам вендора. У представителя партнёра есть возможность экспорта сводного отчёта продаж за любой период в файл в формате Excel.

В системе предусмотрено наличие нескольких представителей партнёров, работать в личном кабинете партнёра могут несколько пользователей от лица определенного партнёра. Чёткое разграничение прав пользователей к действиям и доступа к информации позволяет обеспечивать безопасность данных, а также их конфиденциальность в рамках взаимоотношений партнёра и  вендора. 

Для автоматизации добавления отчётов продаж в систему предусмотрен функционал API (представитель получает токен к API) с подробной документацией, что позволяет дистрибьютору или дилеру автоматизировать добавление отчётов продаж в систему через своё учётное программное обеспечение. 

Важным блоком в личном кабинете партнёра является раздел “Информация”, который содержит технические инструкции, руководства пользователя, маркетинговые и рекламные материалы, сертификаты и другой информации по любому из товаров вендора. Древовидный каталог информации позволяет четко структурировать информацию, а пользователям системы быстро добираться до неё путём навигации по каталогу.

Если у представителя партнёра есть определенные вопросы по определённому товару, он может их задать в личном кабинете. Уведомление о новом вопросе поступает администратору раздела информации, он отвечает на заданный в системе вопрос. После этого представитель партнёра получает уведомление в личном кабинете о том, что получен ответ на им заданный вопрос. Вопрос вместе с полученным ответом на него пополняет список вопросов-ответов по той категории  информации. 

Для дополнительного информирования представителей дилерской сети в системе предусмотрены новости и акции для партнёров. Новости и акции в системе можно показывать отдельно как дилерам, так и дистрибьюторам.

Система уведомлений в личном кабинете партнёра отслеживает факт чтения представителем партнёра сообщения в личном кабинете. Если сообщение в личном кабинете не прочитано пользователем в установленный в системе срок, оно отправляется пользователю через Telegram  либо на адрес электронной почты. Представителю партнёра или менеджеру вендора нет необходимости всё время находиться в личном кабинете в режиме онлайн. Уведомление о самом важном в системе пользователь получит на любой удобный для него канал уведомлений. Каждое  уведомление содержит ссылку на интерфейс для быстрого перехода в системе и выполнения определённых действий, которые требуются от пользователя, получившего уведомление. 

Система постоянно развивается, разрабатываются новые функциональные блоки для обеспечения работы дилерской сети. От представителей партнёров всегда поступают ценные предложение по улучшению интерфейсов, либо о новых функциональных возможностях системы. 

В системе предусмотрены рассылки, которые позволяют одновременно уведомить всех партнеров в сети о событиях: акциях на товары, новостях партнёрской сети, изменениях рекомендованных розничных цен на товары и так далее.