Система отчетов продаж дилерской сети

Термины и определения:

  • Вендор, производитель - компания владелец системы, которая поставляет на рынок линейку товаров и выстраивает сеть продаж данных товаров по стране или региону;
  • Дистрибьютор - крупный продавец товаров вендора. Он покупает товары у вендора по дистрибьюторским ценам и продает их дилерам по дилерским ценам, без продаж розничным покупателям;
  • Дилер - продавец товаров вендора розничным покупателям. Он покупает товары у своего дистрибьютора (или любого дистрибьютора на выбор) по дилерским ценам и продает их розничным покупателям по рекомендованным розничным ценам.

Основными задачами системы являются:

  • построение структуры дилерской сети с предоставлением доступа в систему представителей каждого партнера;
  • добавление и утверждение отчетов продаж товаров вендора (sell out) партнером (вендор, дистрибьютор или дилер) системы;
  • обеспечение партнеров информационными материалами по товарам вендора;
  • своевременное информирование партнеров сети.

Администратор системы формирует древовидный каталог товаров. В каждом из разделов формируется список товаров вендора. Отчёты продаж составляются с указанием количества и суммы проданного товара за отчетный период, а не просто итоговых сумм продаж.

Список документов установки рекомендованных розничных цен на товары позволяет управлять розничными ценами на товары вендора. Документ содержит дату и утверждается по определенному бизнес-процессу в системе. Партнёр дилерской сети видит текущую рекомендованную розничную цену на любой товар вендора, а также список документов установки на будущие периоды, что позволяет в плановом порядке в своём учетном программном обеспечении также отражать изменения рекомендованных розничных цен на любой товар.

В системе предлагается построение структуры дилерской сети путем добавления дистрибьюторов, дилеров с выстраиванием иерархии подчинения дилеров дистрибьюторам: либо дилер работает через определённого дистрибьютора, либо может приобретать товар вендора у любого дистрибьютора.

Вендор с партнёром устанавливают планы продаж на определённые периоды:

  • для дилеров устанавливаются планы продаж розничным клиентам,
  • для дистрибьюторов устанавливаются планы продаж дилерам компании.

план продаж дилера или дистрибьютора

Для партнёра можно установить несколько планов продаж одновременно с разными сроками. Например, в начале года для партнёра можно установить план продаж на весь календарный год, и в начале каждого квартала устанавливать план продаж на каждый квартал. В результате партнёр в целом может видеть одновременно выполнение плана продаж в целом как в целом по году, так и в текущем квартале.

отчеты продаж дилера

Для отчетов продаж в системе предусмотрены определённые отчётные периоды, например, недели в календарном году. По каждому из этих отчётных периодов дилер должен отчитаться о продажах товаров розничным клиентам, а дистрибьютор - по продажам дилерам компании.

Система отслеживает наличие отчёта продаж каждого партнёра за определённый отчётный период,  и при отсутствии такового в системе формируется отметка его просроченном отчёте продаж партнера с доставкой уведомления партнеру о необходимости предоставления отчета. Реестр отчетов продаж к заполнению партнёр видит в личном кабинете и сразу переходит на добавление отчёта продаж за определённые отчётный период.

С началом работы в системе партнёр вводит начальные остатки товаров вендора у него на балансе. Далее совокупность отчётов продаж дилера рознице и отчётов продаж дистрибьютора определённому дилеру позволяет вести остатки товаров у каждого партнёра в системе.

отчет продаж дилера

Отчёт продаж (sell out), который добавляет партнёр в систему, после сохранения передается на утверждение менеджером вендора. Менеджер компании получает уведомление в личный кабинете о необходимости утвердить отчёт продаж определённого партнёра. Менеджер может утвердить отчет продаж либо вернуть его на доработку с замечаниями с  получением уведомлений в личный кабинет всеми представителями партнера по отчету продаж.

Для минимизации человеческих затрат при формировании отчётов продаж в системе предусмотрены интерфейсы экспорта и импорта отчётов продаж. Данные процессы позволяют партнёру осуществлять ведение отчётов в файле формата Excel с периодическим импортом этого файла в систему.

На основе отчётов продаж (sell out) для каждого партнёра в системе формируется сводный отчет продаж PSI (purchase, sales, inventory) по товарам вендора. У представителя партнёра есть возможность экспорта сводного отчёта продаж за любой период в файл в формате Excel.

В системе предусмотрено наличие нескольких представителей партнёров, работать в личном кабинете партнёра могут несколько пользователей от лица определенного партнёра. Чёткое разграничение прав пользователей к действиям и доступа к информации позволяет обеспечивать безопасность данных, а также их конфиденциальность в рамках взаимоотношений партнёра и  вендора. 

Для автоматизации добавления отчётов продаж в систему предусмотрен функционал API (представитель получает токен к API) с подробной документацией, что позволяет дистрибьютору или дилеру автоматизировать добавление отчётов продаж в систему через своё учётное программное обеспечение. 

Важным блоком в личном кабинете партнёра является раздел “Информация”, который содержит технические инструкции, руководства пользователя, маркетинговые и рекламные материалы, сертификаты и другой информации по любому из товаров вендора. Древовидный каталог информации позволяет четко структурировать информацию, а пользователям системы быстро добираться до неё путём навигации по каталогу.

Если у представителя партнёра есть определенные вопросы по определённому товару, он может их задать в личном кабинете. Уведомление о новом вопросе поступает администратору раздела информации, он отвечает на заданный в системе вопрос. После этого представитель партнёра получает уведомление в личном кабинете о том, что получен ответ на им заданный вопрос. Вопрос вместе с полученным ответом на него пополняет список вопросов-ответов по той категории  информации. 

Для дополнительного информирования представителей дилерской сети в системе предусмотрены новости и акции для партнёров. Новости и акции в системе можно показывать отдельно как дилерам, так и дистрибьюторам.

Система уведомлений в личном кабинете партнёра отслеживает факт чтения представителем партнёра сообщения в личном кабинете. Если сообщение в личном кабинете не прочитано пользователем в установленный в системе срок, оно отправляется пользователю через Telegram  либо на адрес электронной почты. Представителю партнёра или менеджеру вендора нет необходимости всё время находиться в личном кабинете в режиме онлайн. Уведомление о самом важном в системе пользователь получит на любой удобный для него канал уведомлений. Каждое  уведомление содержит ссылку на интерфейс для быстрого перехода в системе и выполнения определённых действий, которые требуются от пользователя, получившего уведомление. 

Система постоянно развивается, разрабатываются новые функциональные блоки для обеспечения работы дилерской сети. От представителей партнёров всегда поступают ценные предложение по улучшению интерфейсов, либо о новых функциональных возможностях системы. 

В системе предусмотрены рассылки, которые позволяют одновременно уведомить всех партнеров в сети о событиях: акциях на товары, новостях партнёрской сети, изменениях рекомендованных розничных цен на товары и так далее.

Структура компании
  • Управление списком менеджеров компании в системе
  • Управление менеджером структурой дилерской сети компании, списком всех клиентов (дилеров и дистрибьюторов), их представителей
  • Регистрация нового клиента менеджером, регистрация нового представителя клиента менеджером
Товары компании
  • Управление списком товаров (SKU) менеджером
  • Управление менеджером списком документов установки рекомендованных розничных цен на товары компании
  • Просмотр представителем партнера рекомендованных розничных цен на товары. Список документов установки РРЦ
Управление отчетами продаж
  • Установка менеджером для клиента планов продаж на определенные периоды
  • Управление менеджером отчетов продаж товаров партнерами Sell out
  • Управление менеджером сводными отчетами продаж товаров PSI. Экспорт сводных отчетов за период PSI в Excel
  • Менеджер управляет просроченными отчетами продаж и рассылает напоминания о необходимости заполнения Sell out отчетов
Отчеты продаж
  • Просмотр и добавление начальных остатков товаров компании у партнера
  • Список отчетов продаж партнера компании. Регистрация клиентом отчета по товарам Sell out или импорт его из Excel
  • Просмотр отчетов продаж и экспорт отчетов продаж за период в файл формата Excel
  • Получение, экспорт в Excel сводного отчета продаж PSI
  • API для партнера для автоматического добавления отчетов продаж
Информация для партнеров
  • Менеджер управляет блоком информации
  • Менеджер управляет акциями и новостями компании
  • Менеджер делает рассылки представителям дилерской сети о новостях и акциях
  • Просмотр представителем партнера акций и новостей компании
  • Работа с блоком информации (скачивание, задать вопрос)
Администратор
  • Упраление списком товаров
  • Управление списком менеджеров
Менеджер
  • Управление документами установки рекомендованных розничных цен
  • Список всех клиентов (дилеров и дистрибьюторов)
  • Представители клиента
  • Упралвение планами продаж клиента
  • Список отчетов продаж (sell out)
  • Добавить / Редактировать отчет продаж дистрибьютору
  • Импорт отчетов продаж
  • Экспорт отчетов продаж
  • Список просроченных отчетов продаж
  • Рассылка уведомлений о просроченных отчетах продаж
  • Сводный отчет продаж по клиенту PSI
Дистрибьютор
  • Планы продаж дистрибьютора
  • Список отчетов продаж
  • Добавление / Редактирование отчета продаж дилеру
  • Отправка отчета продаж на утверждение
  • Импорт отчетов продаж
  • Экспорт отчетов продаж
  • Сводный ответ PSI
Дилер
  • Планы продаж дилера
  • Список отчетов продаж
  • Добавление / Редактирование отчета продаж рознице
  • Отправка отчета продаж на утверждение
  • Импорт отчетов продаж
  • Экспорт отчетов продаж
  • Сводный ответ PSI
Администратор новостей
  • Список новостей и акций
  • Добавить / Редактировать новость
  • Удалить новость
Администратор информации
  • Формирование структуры каталога информации
  • Добавить / Редактировать раздел для скачивания
  • Добавить файл для скачивания
  • Ответить на не отвеченные вопросы
Администратор рассылок
  • Списки рассылок
  • Подписчики рассылок
  • Шаблоны рассылок
  • Сообщения рассылок
  • Отправить сообщение
  • Статистика отправки сообщения
Товары компании
  • Разделы каталога товаров
  • Список товаров для отчетов продаж
  • Документы установки рекомендованных розничных цен на товары
Клиенты компании
  • Список клиентов
  • Планы продаж для клиентов
  • Представители клиентов
Информация
  • Структура каталога
  • Файлы для скачивания
Новости и акции
  • Список новостей для дилеров и дистрибьюторов
  • Добавление новостей
  • Добавление акций
Рассылки
  • Списки рассылки
  • Импорт подписчиков
Размещение площадки
  • Сервер (Debian 11+, ОЗУ 8ГБ+, SSD 40ГБ+)
  • Доступ к почтовому ящику lk@ваш_сайт
  • Тестирование и сдача работ
Заказать консультацию